Zagraniczny podmiot prowadzący działalność gospodarczą w USA musi robić to zgodne z prawem podatkowym w USA. Oddział firmy w USA generujący dochodu z USA powinien prowadzić księgowość, składać formy i raporty podatkowe, a w większości przypadków przygotowywać federalne rozliczenia podatkowe. Każdy podmiot generujący dochód z rynku amerykańskiego posiada obowiązek pobierania podatków od sprzedaży.
Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z USA
Zagraniczny podmiot generujący dochód z USA posiada obowiązek rozliczenia się z dochodu w Stanach Zjednoczonych chyba ze zagraniczny podatnik może zastosować jedną z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Większość umów o unikaniu podwójnego opodatkowania z USA jest bardzo stara. W przypadku Umowy o Unikaniu Podwójnego Opodatkowania pomiędzy Polską a USA jest ona regulacją prawną z 1974. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z USA jest bardzo słabą podstawą prawną dla zagranicznych podmiotów generujący dochód z USA. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie była przygotowana w czasach sprzedaży internetowej, sprzedaży wysyłkowej, Amazon FBA. W Umowie bardzo ważny jest koncept „permanent establishment”. Jak amerykański urzędnik podatkowy urodzony w 2000 roku będzie interpretować definicje zagranicznego „zakładu” na terenie USA w 2025 roku? Czy korzystanie z usług internetowych, serwisu Amazon FBA może by interpretowane jako „zakład”? To tylko wstępne niejasności lub kwestie które mogą być otwarte do wielu interpretacji podatkowych po dwóch stronach oceanu.
Obowiązki podatkowe w USA
Zagraniczny podmiot zwykle wypełnia swoje obowiązki podatkowe w USA podczas składania rozliczeń podatkowych. W USA podmiot prowadzący działalność gospodarczą w USA dokonuje rozliczenia podatkowego na zasadzie kwartalnej, tzn. co 3 miesiące księgowy w USA szacuje, przychód, dochód i wygenerowany zysk i na podstawie takich danych wpłaca zaliczkę za należny podatek dochodowy.
Prowadzenie księgowości w USA
Zagraniczna firma generująca dochód z rynku amerykańskiego już od pierwszych miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej na rynku USA powinna rozpocząć poprawne prowadzenie rachunkowości podatkowej w Stanach Zjednoczonych. Europejski podmiot powinien zacząć od wyboru odpowiedniego programu do prowadzenia księgowości na rynku USA co ułatwi cały proces przygotowania rozliczeń podatkowych w Stanach Zjednoczonych, obniży koszt prowadzenia księgowości, a także pozwoli uniknąć stresu dla zagranicznego właściciela firmy, jak i amerykańskiego księgowego. Jakie oprogramowanie wybrać do prowadzenia księgowości firmy w Stanach Zjednoczonych? Na pewno nie może to być oprogramowanie wewnętrzne, używane przez podmiot zagraniczny poza granicami USA.
Odpowiedni wybór oprogramowania do prowadzenia księgowości będzie zależny od:
- Indywidualnych potrzeb spółki w Stanach Zjednoczonych.
- Branży, w której podmiot prowadzi działalność gospodarczą w USA.
- Preferencji amerykańskiego księgowego, który będzie zajmował się stałym prowadzeniem księgowości spółki w USA.
Biuro rachunkowe w USA
Następnym krokiem związanym z rozliczaniem się z dochodu z USA jest znalezienie i zatrudnienie odpowiedniego biura rachunkowego w Stanach Zjednoczonych. Przed szybkim zatrudnieniem biura rachunkowego w USA polecanego przez kogoś znajomego lub znalezieniu pierwszego lepszego biura rachunkowego na internecie, zagraniczny podmiot powinien określić swoje potrzeby na rynku amerykańskim. Indywidualne potrzeby podmiotu zdecydują o tym czy europejski podmiot powinien zatrudnić biuro rachunkowe prowadzone przez jednego księgowego, czy od samego początku trzeba zatrudnić poważniejsze biuro rachunkowe USA. Podczas takiej analizy, zagraniczny podmiot powinien zwrócić uwagę na następujące kwestie:
- Czy będzie potrzeba wsparcia w trudniejszych kwestiach amerykańskiego prawa podatkowego na przykład optymalizacji podatkowej w Stanach Zjednoczonych?
- Czy zagraniczna firma będzie prowadzić sprzedaż internetową we wszystkich 50-iu amerykańskich stanach?
- Czy zagraniczny podmiot będzie zatrudniać amerykańskiego pracownika, przedstawiciela handlowego w USA?
- Kto będzie prowadzić system wypłaty zarobków?
- Kto będzie zajmował się prowadzeniem codziennej rachunkowością tzw. bookeeping?
- Kto będzie wprowadzał faktury, wystawiał weksle bankowe, płacił rachunki firmy generujace dochod z USA?
Księgowość dla firm działających w USA
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego w Stanach Zjednoczonych do prowadzenia rachunkowości jest bardzo ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w USA. Błędne zatrudnienie tańszego księgowego może być kosztownym błędem dla zagranicznego podmiotu. Jak ważny jest wybór odpowiedniego księgowego w USA dowiedział się nasz polski klient, który współpracował z lokalnym “księgowym” w amerykańskim stanie gdzie znajdowała się jego działalność produkcyjna. Celem klienta z Polski było sprawne połączenie jego dwóch spółek w USA. Lokalny ksiegowy nie tylko źle wykonał usługi związane z transakcją, ale także nie wysłał odpowiednich form podatkowych do Amerykańskiego Urzędu Podatkowego. Naprawienie błędów kosztowało tysiące dolarów.